Bei einer Open Space Konferenz wird ein komplexes Thema durch viele Menschen einer Organisation parallel bearbeitet. Voraussetzungen für die Themenwahl sind:
Die Teilnehmenden bilden einen heterogenen Querschnitt des Unternehmens ab. Das Format eignet sich für 10 – 1’000 Personen und dauert 0.5 bis 2 Tage.
Es gibt nur das übergeordnete Thema oder die Problemstellung, sonst wird keine Konferenzagenda vorgegeben. Zu Beginn kann jeder Teilnehmenden sein persönliches Anliegen vorbringen und dafür werben. Alle Anliegen werden an einer grossen Pinwand angebracht und eine Agenda entwickelt. Die Themenowner bleiben dann jeweils an ihren Tischen mit maximal 8 Teilnehmenden und behandeln mit diesen ihr Thema. Jeder Teilnehmende bleibt nur so lange, wie er denkt einen Beitrag leisten zu können und zieht dann weiter. So werden parallel in zahlreichen Arbeitsgruppen die zentralen Themen behandelt. Am Ende werden die Ergebnisse pro Gruppe zusammengefasst und wieder für alle sichtbar an der Pinwand vorgestellt. Anschliessend an die Konferenz werden durch den Steuerkreis Prioritäten gesetzt und erste Massnahmen geplant. Wichtig ist, dass die Ergebnisse allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden.
Das Format fördert die Interaktion der heterogenen Gruppen und befähigt sie, selbst Lösungen und Antworten auf aktuelle Probleme zu finden. Die Priorisierung ist für alle Teilnehmenden transparent. Die Themen sind meist bereits so gereift ausgearbeitet, dass im Anschluss direkt mit der Umsetzung begonnen werden kann. Idealerweise sind es engagierte Teilnehmende, die auch die Umsetzung vorantreiben. Sie haben eine hohe Selbstverantwortung und das Gefühl der Verbindlichkeit bei der anschliessenden Umsetzung. Oft entsteht auch ein Wir-Gefühl über Hierarchieebenen hinweg, das die Umsetzung erleichtert.
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